SEMARANG, beritajateng.tv – Pemerintah Provinsi (Pemprov) Jawa Tengah telah mendigitalisasi lebih dari 20 ribu arsip kuno dan arsip sejarah dalam kurun waktu sekitar lima tahun terakhir. Proses alih media arsip tersebut masih terus berjalan dan Pemprov Jateng menargetkan pemanfaatannya secara lebih luas oleh masyarakat.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, Rahmah Nur Hayati, mengatakan pihaknya mendigitalisasi arsip secara bertahap lantaran harus melalui proses verifikasi dan penanganan arsip fisik terlebih dahulu.
“Prosesnya sekitar lima tahunan terakhir, kami telah mengalihmediakan sebanyak 20.000 berkas. Proses ini masih terus berjalan karena petugas harus memastikan kelayakan arsip sebelum mengalihkannya ke bentuk digital,” ujar Rahmah, belum lama ini.
BACA JUGA: Kota Semarang Jadi Daerah Terbaik Nasional dalam Pengawasan Kearsipan 2024
Rahmah menyebut, hingga saat ini lebih dari 50 persen arsip milik Pemerintah Provinsi Jawa Tengah telah melalui proses digitalisasi. Proses tersebut tidak hanya mencakup pemindaian arsip, tetapi juga meliputi perbaikan arsip rusak serta penataan ulang dokumen.
“Petugas tidak bisa langsung memindai arsip. Mereka harus mengecek arsip, memperbaikinya jika rusak, lalu mengalihmediakannya. Karena itu, prosesnya cukup panjang dan membutuhkan tenaga ahli,” katanya.
Menurut Rahmah, digitalisasi arsip menjadi bagian penting dari transformasi layanan kearsipan. Arsip tidak lagi hanya berfungsi sebagai dokumen simpanan, tetapi juga sebagai sumber informasi yang dapat diakses dan dimanfaatkan publik.
“Arsip sekarang tidak hanya tersimpan. Masyarakat harus bisa memanfaatkannya karena semua layanan telah bertransformasi ke digital,” ujarnya.
Sistem Pengelolaan Arsip Jawa Tengah Terhubung Nasional, Targetnya Sampai Daerah
Rahmah menjelaskan, sistem kearsipan Jawa Tengah saat ini telah terhubung dengan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Pada tingkat provinsi, Pemprov Jateng juga mengelola Sistem Informasi Arsip Statis yang ke depan menargetkan integrasi hingga kabupaten, kota, bahkan desa.
Ia memaparkan, pengelolaan arsip bermula dari masing-masing perangkat daerah sebelum petugas menyerahkannya kepada dinas kearsipan provinsi.
