“Kalau hanya perbedaan satu huruf, biasanya masih bisa dibuktikan dan diperbaiki. Namun jika nama yang tercantum berbeda secara jelas, seperti Ahmad dan Rahmat. Maka prosesnya harus melalui mekanisme yang menjadi kewenangan Dukcapil,” katanya.
Meski demikian, pelayanan terhadap pemohon tetap berjalan. Setelah melakukan koordinasi dan klarifikasi dengan pihak terkait. Dokumen yang dibutuhkan akhirnya dapat ditandatangani dan diselesaikan pada hari yang sama.
Peristiwa tersebut mendorong Kecamatan Tembalang melakukan evaluasi internal secara menyeluruh.
Eko mengumpulkan jajaran lurah, sekretaris kecamatan, serta petugas pelayanan untuk membahas langkah-langkah perbaikan yang dapat ia terapkan guna meminimalkan kendala serupa di masa mendatang.
Salah satu langkah yang akan ia lakukan adalah penyusunan buku panduan pelayanan administrasi.
Penyusunan Buku Panduan Administrasi
Buku tersebut akan memuat informasi mengenai persyaratan, prosedur, serta berbagai pertanyaan yang sering masyarakat ajukan terkait layanan kependudukan.
“Kami akan membuat panduan yang mudah masyarakat pahami. Dengan begitu, warga dapat mengetahui dokumen apa saja yang harus mereka persiapkan sebelum datang mengurus administrasi,” ujar Eko.
Selain itu, kecamatan juga akan menyediakan contoh surat pernyataan yang sesuai standar administrasi.
Langkah ini karena masih banyak pemohon yang mengajukan surat tanpa dokumen pendukung lengkap yang memadai sehingga memperlambat proses pelayanan.
Menurut Eko, pengurusan dokumen seperti surat keterangan waris memerlukan sejumlah dokumen pendukung. Antara lain akta kelahiran, kartu keluarga (KK), buku nikah orang tua, hingga dokumen lain yang membuktikan hubungan keluarga.
“Kami ingin masyarakat memahami bahwa setiap dokumen yang terbit harus memiliki dasar hukum yang jelas. Karena itu, kelengkapan berkas menjadi hal yang sangat penting,” katanya.
Tertib Administrasi Mulai dari Rumah
Dalam kesempatan tersebut, Eko juga mengimbau masyarakat untuk memeriksa kembali seluruh data kependudukan keluarga sejak dini.
Dia menilai banyak persoalan administrasi muncul karena perbedaan identitas baru ketahuan setelah pemilik dokumen meninggal dunia.
