SEMARANG, beritajateng.tv – Walikota Semarang, Hevearita Gunaryanti Rahayu meminta setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Kota (Pemkot) Semarang mempunyai bank data.
Hal ini ia sampaikan saat kegiatan Bimbingan Teknik (Bimtek) Pengawasan Kearsipan dan Penyampaian Hasil Pengawasan Kearsipan Intenal Kota Semarang.
Kegiatan berlang di ruang Lokakrida Balai Kota Semarang, Senin 20 November 2023.
Mbak Ita sapaan akrabnya mengingatkan pentingnya setiap kedinasan memiliki kearsipan dokumen dan mendorong untuk memiliki Bank Data.
Selain untuk mempermudah pencarian dokumen, ternyata Bank Data juga bisa menjadi salah satu faktor Pemerintah Daerah (Pemda) mendapatkan penghargaan.
“Contoh saat berlaga di tingkat pusat. Ada kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan penghargaan, indikator-indikator juga dari dokumentasi. Saya sempat bingung karena Pemkot Semarang itu memiliki banyak program, kegiatan yang bagus, inovasinya banyak. Kok gak menang. Akhirnya saya kejar seperti TPID, APE, KLA, akhirnya kan bisa. Ternyata dokumen pendukung itu yang tidak kita punyai. Sehingga kami meminta humas atau kominfo agar memiliki bank data dokumen atau foto. Sehingga suatu saat orang butuh maka tinggal kita cari. Misal untuk melengkapi data atau dokumen lomba atau penyusunan penghargaan inovasi,” ujarnya.
Dorong OPD Miliki Bank Data
“Mudah-mudahan arsip di Kota Semarang semakin tertib dan terdokumentasi dengan baik dan bila membutuhkan semua sudah ada,” lanjutnya.
Di sisi lain, Mbak Ita mendorong agar setiap OPD serta camat dan lurah segera membenahi sistem kearsipannya. Hal ini karena data sangat penting untuk keperluan kedinasan.
“Arsip itu penting, di saat orang punya masalah. Kalau lempeng-lempeng saja gak ada masalah gak merasa itu penting. Sehingga semua OPD, Dinas, Badan, Bagian, Camat atau Lurah harus menyimpan arsip atau dokumentasi. Yang mana dokumentasi itu sampai 30 tahun, tapi yang dipakai itu sampai maksimal 10 tahun. Sehingga jangan segan, jangan males untuk mendokumentasikan semua,” tuturnya.
